南京市劳动和社会保障局关于印发《南京市企业退休人员档案管理暂行办法》和《南京市企业退休人员档案查（借）阅细则》的通知
关于印发《南京市企业退休人员档案管理暂行办法》和《南京市企业退休人员档案查（借）阅细则》的通知
宁劳社险管〔2009〕1号
各区县劳动保障局，各有关企业：
我市企业退休人员实行社会化管理服务后，企业退休人员档案实行集中管理。为科学规范地管理档案，实现档案的有效利用，更好地为企业和退休人员提供服务，现将《南京市企业退休人员档案管理暂行办法》和《南京市企业退休人员档案查（借）阅细则》印发给你们，请遵照执行。
二ОО九年三月十日
南京市企业退休人员档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为全面开展我市企业退休人员社会化管理服务工作，促进企业退休人员档案管理工作科学化、规范化、制度化，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，使之更好地为企业退休人员社会化管理工作服务，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指已纳入社会化管理服务的企业退休人员，其在职期间招用、调配、学习、培训、考核、选拔和任用等方面形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等有保存价值的文件材料，以及到达法定退休年龄时，由劳动保障行政部门审批的退休材料，它是企业退休人员在职工作期间情况的真实记录，是其办理退休手续的依据和调整养老待遇的原始凭证。
第三条 档案工作的原则是：严格贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，实行统一领导、集中管理，确保全市企业退休人员档案的完整与安全，实现档案的规范管理和有效利用，提高科学管理水平。
第二章 机构和职责
第四条 南京市企业退休人员社会化管理服务中心（以下简称市退管中心），负责市养老保险统筹区域企业退休人员档案的接收和集中管理工作，并对全市档案移交、接收工作进行指导。
第五条 主要工作职责：
（一）负责市养老保险统筹区域内企业退休人员档案的接收和管理工作；
（二）负责市养老保险统筹区域内企业退休人员档案的查阅、借用和转递工作；
（三）指导全市企业做好其退休人员档案的收集、鉴别和整理归档工作；
（四）负责指导养老保险独立统筹县（区）的企业退休人员档案管理工作；
（五）通过社会化管理服务信息系统，为企业退休人员或有关部门提供与档案相关的证明与信息；
（六）做好档案库房的建设和维护工作；
（七）负责对档案的接收、转移、库存、利用等情况进行统计；
（八）办理上级交办的其他有关的档案业务工作。
第三章 档案内容及归档
第六条 企业退休人员档案包括下列内容：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）学历、学位、学绩、培训和专业技术、岗位技能情况的材料；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（七）奖励资料；
（八）处分材料；
（九）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国等材料，以及办理退休手续的审批材料；
（十）其他可供组织参考有保存价值的材料。
第七条 企业应将涉及第六条包含的有关内容的材料及时归入本人档案，并装订、立卷，保证材料齐全完整，便于保管和利用。
第八条 企业退休人员档案材料须经整理、编目、分类、排序、装订成册、填写目录等程序。档案装订必须有卷皮，并书写企业退休人员姓名及其社会保障卡号。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符，做到卷面整洁，案卷整齐。
第九条 企业退休人员档案材料，统一使用16开或A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。档案材料载体变质或字迹褪色、扩散不清的，须进行复制。复制的材料经核对无误后归档，排列时复制件在前，原件在后，破损的归档材料要进行裱糊。
第四章 档案的移交与接收
第十条 档案移交对象为参加我市城镇企业职工基本养老保险的退休（退职）人员、养老保险由省直管的驻宁企业退休人员。
第十一条 企业退休人员档案的移交由原企业负责，灵活就业退休人员档案的移交由其档案托管部门负责。
第十二条 企业或档案托管部门按宁委办发[2006]72号文件规定，向市退管中心划拨社会化管理服务费。
第十三条 企业退休人员或灵活就业退休人员的档案由企业或档案托管部门按要求装订成册，填写《南京市企业退休人员档案移交花名册》，报市退管中心审核合格后，办理移交、接收手续。
第十四条 企业退休人员中由中央管理的领导干部的档案移交、管理问题，待中央另行规定后执行。由区（县）以上各级党委管理的企业退休领导干部，人事档案暂不移交，但仍应按规定划拨企业退休人员社会化管理服务费，纳入街道、社区实行社会化管理服务。
第十五条 档案移交前已死亡的企业退休人员档案，不再进行移交，仍由原企业或档案托管部门保管。
第五章 档案的管理
第十六条 严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》等党和国家有关档案管理的法律法规，建立健全各项档案管理制度。
第十七条 设置企业退休人员档案专用库，库房必须坚固，并根据档案管理需要配备温湿计、复印机、除湿机、空调、扫描仪、摄像机等现代化管理设施。库房内应保持清洁，达到基本温湿度，要求无虫霉滋生并配备防盗等“八防”设施。
第十八条 对接收的企业退休人员档案须及时进行登记、编号、整理、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第十九条 对所保管的档案应定期检查核对，发现错编号或放错位置的要及时纠正；发现缺少，应及时查找；发现破损或变质的档案，要及时采取补救措施。
第二十条 建立健全档案资料统计制度，认真做好档案统计工作，建立档案工作台帐和档案的移交、接收、保管、利用、检索工具等统计台帐，做到记录准确、帐档相符。
第六章 档案的利用
第二十一条 档案管理人员需熟悉相关业务和所藏档案情况，主动热情开展档案的利用工作。工作调动时，应在离职前办理交接手续。
第二十二条 因业务工作需要，市局各处室、单位查阅档案时，应办理内部查阅手续，经批准后方可查阅相关档案。
第二十三条 企业或退休人员及其亲属需要查阅档案及其它相关服务，应持企业或社区劳动保障站开具的介绍信，由退管中心提供查阅档案及其它相关服务。
第二十四条 查阅档案须严格遵守档案查（借）阅制度和保密制度，严禁涂改、圈画、抽取、撤换、添加档案。不得泄露或擅自对外公布档案的内容。对违反者，将予以批评教育，情节严重的，直至追究法律责任。
第二十五条 未经同意，不得摘抄、复制、复印档案内容。确因工作需要从档案中取证的，须经市退管中心负责人批准才能摘抄、复制、复印，同时加盖档案证明专用章或“经核实与原件相符”印章。
第二十六条 无特殊情况不外借档案。必须借出使用时，须经市退管中心负责人批准，并严格履行登记手续，并在规定期限内归还。档案管理人员要认真检查借档单位归还的档案有无涂改、损坏、缺失等现象。
第二十七条 任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
第七章 档案的转递
第二十八条 转递档案必须按统一的《档案转递通知单》项目详细登记，经严密包封后，通过专人送取，不得本人自带。
第二十九条 转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。
第三十条 需转递的档案，应严格执行转递制度，及时将档案按规定整理后转给新的接收单位。
第三十一条 收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名、盖章，并将回执立即退回。逾期未收到回执时，转递方应及时催收，以防档案丢失。
第八章 其它
第三十二条 企业退休人员死亡后，其档案按国家档案管理部门规定的程序进行处理。
第三十三条 按规定需要销毁档案材料时，必须经有关部门鉴别，并经市退管中心负责人批准。
第三十四条 本规定由市退管中心负责解释。
第三十五条 本办法自2009年3月1日起执行。
南京市企业退休人员档案查（借）阅细则
一、查阅单位（企业或代办机构）因工作需要查阅档案时，经办人凭盖有查阅单位或街道、社区劳动保障所、站公章的介绍信及有效证件，填写《南京市企业退休人员档案查（借）阅登记表》，在柜台办理手续，由档案管理人员取出档案后在阅档室查阅。
二、政法、安全等部门因侦查、审理和取证，通过档案取得旁证材料，需要查阅企业退休人员档案时，须由查档单位两人以上（系正式人员），凭盖有查阅单位公章的介绍信及有效证件，在柜台办理手续。
三、企业退休人员本人因房产公证、户口迁移等事项，涉及其履历材料、福利待遇、劳动合同等材料，需要查阅其本人档案时，须凭单位或街道、社区劳动保障所、站介绍信及有效证件或本人身份证及社会保障卡，填写《南京市企业退休人员档案查（借）阅登记表》，由档案管理人员查阅后提供相应复印件。
四、企业退休人员子女、亲属因房产（遗产）公证、户口迁移、治丧等事项，涉及其履历材料等材料，需要查阅退休人员档案时，经办人须凭单位或街道、社区劳动保障所、站介绍信及被查人和本人有效证件，或携带双方有效证件，填写《南京市企业退休人员档案查（借）阅登记表》，由档案管理人员查阅后提供相应复印件。
五、任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案，任何个人不得查阅档案中的处分及单位组织部门填写的相关材料。
六、市局各处室、单位需查（借）阅档案时，凭《内部档案查（借）阅申请单》方可办理。
七、企业退休人员死亡后需办理供养直系亲属手续时，由申办单位到档案科凭介绍信统一办理手续，并在指定地点进行查阅。
八、档案管理人员及时做好注销和利用效果登记工作，对造成档案损毁者做出相应的处理。
九、企业退休人员档案一般不外借，特殊情况者经市退管中心负责人批准，履行登记手续后方可借出，并限期（3个工作日）归还。若不能按期归还，应向档案科重新办理借阅手续。
十、档案外借时，档案科统一使用专用档案袋将档案封存，档案归还时，借阅单位应将档案封存并加盖单位公章，档案管理人员应对档案的完整情况进行检查，检查无误后借阅人员方可离开。
十一、经市退管中心中心负责人批准抄录、复制、复印的材料，由档案管理人员核实无误后，加盖档案证明专用章或“经核实与原件相符”印章，可与原档案同效。
十二、查阅、外借档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，视情节轻重予以批评教育或纪律处分，触犯法律的，追究其法律责任。
十三、办理时间：周一至周五正常工作时间；地点：水西门大街71号一楼大厅。